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  • 2009.07.20 Monday
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「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法

割と整理が出来ないため、改善したくて購入した本。

対象
整理が出来ない人。
時間を効率的に使いたい人。

内容
書類と机周り、PC&メール、時間、頭の整理術がかかれている。

メモ
・整理する効果
①頭の中ですっきりする
②必要なものがすぐにみつかる
③アイデアが生まれやすくなる
④仕事の成果が上がる
⑤仕事以外に使える時間が増える

・整理術の原則
①統一化、一元化、自動化
②ルールを設け、徹底する
③無駄な時間削減を目標とする
④整理しすぎない
⑤整理した時間を有効活用

・仕組みはシンプルに
ルールが難しすぎるとルールを覚えられないため実行できなくなるため

・どこに何を保管しておくかというルールを決める
目的のものを探す時間が無駄だし、ある場所を覚えておく記憶力が無駄

・書類を捨てる際の基準
①処理済の書類か
②重複した書類か
③もう使わない書類か⇒判断が難しい場合は保留とする

・使い終わったらすぐにモトに戻す
当たり前

・ファイリングの仕組み
用意するもの
①二段トレー
②クリアファイル
③クリアブック(ハーフポケット)
④書類整理棚(引き出し付きレターケース)
⑤段ボール箱

フロー書類:進行中のもの+保留中の書類
ストック書類:保存が必要なもの

フロー書類は二段トレーにまず入れて、すぐに処理できるものは処理し、ファイリングするなり捨てる
作業中の案件名はクリアファイルに入れる

ストック書類は①近いうちに使うもの②保管するもの③念のために取っておくものに大別し、
①はクリアファイルに②は書類整理棚に③はクリアファイルごとダンボールなどに入れておく。
年末の大掃除のときに下から順に捨てていく。

フローにもストックにもならないものは直ちに廃棄。

サイズ・形はA4に統一する。A3は縮小して印刷する。

クリアファイルにはA4に印刷した表紙をつける。そしてファイルボックスにクリアファイルごと保管する。

クリアファイルの順番は使ったものを必ず左端に入れていく。すると右のファイルからストックに入れていけばよい。

二段トレーのつかいかたは上段に新着書類を置く。下段に保留書類。

クリアブックで重要書類をストック
①ハーフポケットを利用
②背表紙を付ける
③50音順で並べる


・机の上の整理
①よく使うものは机の上に
②おくものは定位置を決める
③引き出しも指定位置を決めておく

・本の整理
読んだ本はメモを作って捨てる

・雑誌は必要なページだけ切り取って捨てる

・名刺の整理
名刺をもらったらすぐに
出会った日、場所、その方の特徴を書き込む
名刺は引き出しの中に低位置を決めて貯めておき、月一回ペースで整理。
整理の際は今後もお付き合いが頻繁にありそうな人となさそうな人で分類。
なさそうな人の名刺はまとめて別の箱に入れて、ありそうな人のは名刺ファイルに入れる。

_PC&メール編_
・一台のPCに情報を集約、To doもPCで管理する
・検索はgoogle desktopに任せる
・フォルダの作り方
仕事に関するフォルダは仕事というフォルダを作る。
仕事フォルダの中で会社別・ジャンル別大分類フォルダを作る
そのなかでプロジェクト別の小分類フォルダを作る

・ファイル名の付け方
ルールを決めてそれ通りに管理
①日付②分類名③プロジェクト名④検索時に使いそうなキーワード

・デスクトップは大分類のフォルダのみせいぜい10個程度
進行中案件はフォルダを作りデスクトップに

①進行中の案件は、案件ごとにフォルダを作り、フォルダをデスクトップにおいておく
いつでもワンクリックでファイルが開けるようにすることで、効率化できる。
②作業が終わったら分類された各フォルダの中に保管。
③どこにも属さないファイルは、その他フォルダに入れておく。後で検討して、分類の必要があれば分類する。

・バックアップの仕組み化でリスク管理
バックアップはスケジュールを決めて定期的に実行する。月に一度1日にバックアップを取ることをTODOに入れておく。
TODOは週一回プリントアウトすることでリスクヘッジ
メールはGmailで仕事のメールを受信できるように設定しておく

・インプットする情報も仕組み化

ニュース収集に使えるのはBulknews
好みのニュースサイトを選んでおくと一時間に一度巡回し、ニュースを届けてくれるらしい。

ブログの最新情報はグーぐるリーダーに

雑誌は定期購読しておく

メルマが用のメールアドレスを持つ
メルマがを見るときは一日一回寝る前などに決めておく。一元化できなくても仕事の情報が埋もれてはダメダメ。

情報収集にもテーマを設定する
テーマが決まっていれば有益な情報を見落としにくくなる。1年にひとつテーマを決めるとプロフェッショナルになれるでしょう。

メモする際はeMemopadやツリー帳を使う

定期的に思い出したい自己体験情報などはTODOのリマインド設定を使う

議事録も仕組み化


TODOは■保留は●メモは★質問する事項は▼という記号を使ってメモを取る。
このしるしにしたがってTODOにコピー&ペーストする。

新聞情報の収集は日経テレコンに任せる
有料サービスだが、無料で日経テレコンを利用できる証券会社もあるから無料で講座を開いて利用しよう。


・メールに関する整理術
メールは一度しか読まない。
返信が必要かは5秒で判断。
その場で短く簡潔に返信。

一度読んだものですぐに返信できないものは未対応の分類をつけておく
社内でやり取りするメールには社内提案用マニュアル用などのテンプレートを用意しておく

届いたメールをすぐに返信できない場合も「折り返し返事します」と言う内容だけでも返信することが重要。

分類項目はoutlookの分類項目を使って色分けする。
未対応 赤
一日以内に使うメール 青
返信待ち 黄
とりあえず保留 オレンジ
保存データ 緑


・頭の整理術

TODOには何でも書き込む効果
①懸念事項がなくなり、頭がすっきり
②思い出す時間をゼロに出来る
③目の前の仕事に集中できる

TODOはアウトルックで管理

時給換算して自分の時給より安いことは他人に任せる
効果:お金を払ってまで時間を作ったんだからちゃんとしようとする

仕組み化仕事術を要チェック

・会議の整理術
会議の話し合う内容のチェックリストを作る。
そして参加者にはそれに目を通してもらい、自分の発表することを整理して会議に臨んでもらう

議事録はその場で作成、送信

・新規事業の可否を仕組みで判断

自分が楽しめるか
マーケットが成長分野か
ストック型のビジネスか(時間を経るごとに売り上げやノウハウがつみあがっていく状態)
世の中に役立つビジネスか

更なるチェックポイント

①必要資金に対して、ROIが50%以上上回るか
②その事業の一番重要なポイントを見極めて、出来るかどうか考える
③最大のリスクは何か
④リスクを回避する方法は何があるか
⑤競合他社はどこか
⑥競合他社の売り上げ推移、利益推移は順調か
⑦システム化が可能なビジネスか
⑧マーケティング戦略
⑨自分自身がその事業をやる優位性は何か(得意分野)
⑩固定費と変動費を見て、損益分岐点を越える売り上げはいくらか

・仕組みを守る仕組み
ルールが自動的に飛んでくる仕組みを作る
メーリングリストにリマインド機能でルールを送ってもらう。

・時間の整理
定期的なタスクをTODOに設定する
PCデータバックアップや机の整理など

アイデアもTODOに入れると必然的に目にするため時々アイデアが生まれてくる

ルールもTODOに入れる
曜日ごとのルールを決めるとよい
日曜日は個人的なこと
月曜日は投資関連


電話の時間も効率化
自分からはなるべく電話をしない
電話をする際は事前に質問内容や話し合う議題をメールやFAXで連絡しておく

平日と土日を分けて考えない
分けて考えると気持ちの浮き沈みが生まれたりするから

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  • 2009.07.20 Monday
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  • 00:17
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コメント

何で? 何で6万も貰えたんだろ? wwww
騎 乗 位 セ ク ロ スしただけなんだけどなぁwwwwww

うぴゃー!!! 一回だけで6万くれたあぁぁwwwwww
金玉交互にキュポキュポ咥えながら高速手コキされたもんだから
即イキしちゃったのがちょっともったいなかったな(^^;
何か別の価値観も生まれたようなそんな気持ちになれました。
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