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  • 2009.07.20 Monday
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実効的な時間割

 久しぶりにブログを更新してみます。

「面倒くさがりやのあなたがうまくいく55の法則」を読みました。

本日、紹介したいポイントは時間割に基づいて動くということです。

時間割を決めないと、反復することが難しいため、三日坊主に終わりがちですが、
時間割を決めれば、それに従えば習慣化が容易にできるということらしいです。

ここからは私見ですが、自分が決めた時間割とバッティングする予定が入ることも多々あります。

そしてそういうったことが連続して起こると時間割が通りに動けないため、三日坊主に終わりがちです。

よって、基本的に予定が入りにくい早朝の時間と夜の時間割だけをつくってみようと思います。

具体的には、朝6時〜8時と20時〜23時だけの時間割を決めてみました。

この時間帯なら高確率で時間を確保できるため、習慣化しやすいはずです。

そして、残りの時間の使い道は毎朝決めます。

こうすることでより、時間割の実効性が担保されると思います。

「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法

割と整理が出来ないため、改善したくて購入した本。

対象
整理が出来ない人。
時間を効率的に使いたい人。

内容
書類と机周り、PC&メール、時間、頭の整理術がかかれている。

メモ
・整理する効果
①頭の中ですっきりする
②必要なものがすぐにみつかる
③アイデアが生まれやすくなる
④仕事の成果が上がる
⑤仕事以外に使える時間が増える

・整理術の原則
①統一化、一元化、自動化
②ルールを設け、徹底する
③無駄な時間削減を目標とする
④整理しすぎない
⑤整理した時間を有効活用

・仕組みはシンプルに
ルールが難しすぎるとルールを覚えられないため実行できなくなるため

・どこに何を保管しておくかというルールを決める
目的のものを探す時間が無駄だし、ある場所を覚えておく記憶力が無駄

・書類を捨てる際の基準
①処理済の書類か
②重複した書類か
③もう使わない書類か⇒判断が難しい場合は保留とする

・使い終わったらすぐにモトに戻す
当たり前

・ファイリングの仕組み
用意するもの
①二段トレー
②クリアファイル
③クリアブック(ハーフポケット)
④書類整理棚(引き出し付きレターケース)
⑤段ボール箱

フロー書類:進行中のもの+保留中の書類
ストック書類:保存が必要なもの

フロー書類は二段トレーにまず入れて、すぐに処理できるものは処理し、ファイリングするなり捨てる
作業中の案件名はクリアファイルに入れる

ストック書類は①近いうちに使うもの②保管するもの③念のために取っておくものに大別し、
①はクリアファイルに②は書類整理棚に③はクリアファイルごとダンボールなどに入れておく。
年末の大掃除のときに下から順に捨てていく。

フローにもストックにもならないものは直ちに廃棄。

サイズ・形はA4に統一する。A3は縮小して印刷する。

クリアファイルにはA4に印刷した表紙をつける。そしてファイルボックスにクリアファイルごと保管する。

クリアファイルの順番は使ったものを必ず左端に入れていく。すると右のファイルからストックに入れていけばよい。

二段トレーのつかいかたは上段に新着書類を置く。下段に保留書類。

クリアブックで重要書類をストック
①ハーフポケットを利用
②背表紙を付ける
③50音順で並べる


・机の上の整理
①よく使うものは机の上に
②おくものは定位置を決める
③引き出しも指定位置を決めておく

・本の整理
読んだ本はメモを作って捨てる

・雑誌は必要なページだけ切り取って捨てる

・名刺の整理
名刺をもらったらすぐに
出会った日、場所、その方の特徴を書き込む
名刺は引き出しの中に低位置を決めて貯めておき、月一回ペースで整理。
整理の際は今後もお付き合いが頻繁にありそうな人となさそうな人で分類。
なさそうな人の名刺はまとめて別の箱に入れて、ありそうな人のは名刺ファイルに入れる。

_PC&メール編_
・一台のPCに情報を集約、To doもPCで管理する
・検索はgoogle desktopに任せる
・フォルダの作り方
仕事に関するフォルダは仕事というフォルダを作る。
仕事フォルダの中で会社別・ジャンル別大分類フォルダを作る
そのなかでプロジェクト別の小分類フォルダを作る

・ファイル名の付け方
ルールを決めてそれ通りに管理
①日付②分類名③プロジェクト名④検索時に使いそうなキーワード

・デスクトップは大分類のフォルダのみせいぜい10個程度
進行中案件はフォルダを作りデスクトップに

①進行中の案件は、案件ごとにフォルダを作り、フォルダをデスクトップにおいておく
いつでもワンクリックでファイルが開けるようにすることで、効率化できる。
②作業が終わったら分類された各フォルダの中に保管。
③どこにも属さないファイルは、その他フォルダに入れておく。後で検討して、分類の必要があれば分類する。

・バックアップの仕組み化でリスク管理
バックアップはスケジュールを決めて定期的に実行する。月に一度1日にバックアップを取ることをTODOに入れておく。
TODOは週一回プリントアウトすることでリスクヘッジ
メールはGmailで仕事のメールを受信できるように設定しておく

・インプットする情報も仕組み化

ニュース収集に使えるのはBulknews
好みのニュースサイトを選んでおくと一時間に一度巡回し、ニュースを届けてくれるらしい。

ブログの最新情報はグーぐるリーダーに

雑誌は定期購読しておく

メルマが用のメールアドレスを持つ
メルマがを見るときは一日一回寝る前などに決めておく。一元化できなくても仕事の情報が埋もれてはダメダメ。

情報収集にもテーマを設定する
テーマが決まっていれば有益な情報を見落としにくくなる。1年にひとつテーマを決めるとプロフェッショナルになれるでしょう。

メモする際はeMemopadやツリー帳を使う

定期的に思い出したい自己体験情報などはTODOのリマインド設定を使う

議事録も仕組み化


TODOは■保留は●メモは★質問する事項は▼という記号を使ってメモを取る。
このしるしにしたがってTODOにコピー&ペーストする。

新聞情報の収集は日経テレコンに任せる
有料サービスだが、無料で日経テレコンを利用できる証券会社もあるから無料で講座を開いて利用しよう。


・メールに関する整理術
メールは一度しか読まない。
返信が必要かは5秒で判断。
その場で短く簡潔に返信。

一度読んだものですぐに返信できないものは未対応の分類をつけておく
社内でやり取りするメールには社内提案用マニュアル用などのテンプレートを用意しておく

届いたメールをすぐに返信できない場合も「折り返し返事します」と言う内容だけでも返信することが重要。

分類項目はoutlookの分類項目を使って色分けする。
未対応 赤
一日以内に使うメール 青
返信待ち 黄
とりあえず保留 オレンジ
保存データ 緑


・頭の整理術

TODOには何でも書き込む効果
①懸念事項がなくなり、頭がすっきり
②思い出す時間をゼロに出来る
③目の前の仕事に集中できる

TODOはアウトルックで管理

時給換算して自分の時給より安いことは他人に任せる
効果:お金を払ってまで時間を作ったんだからちゃんとしようとする

仕組み化仕事術を要チェック

・会議の整理術
会議の話し合う内容のチェックリストを作る。
そして参加者にはそれに目を通してもらい、自分の発表することを整理して会議に臨んでもらう

議事録はその場で作成、送信

・新規事業の可否を仕組みで判断

自分が楽しめるか
マーケットが成長分野か
ストック型のビジネスか(時間を経るごとに売り上げやノウハウがつみあがっていく状態)
世の中に役立つビジネスか

更なるチェックポイント

①必要資金に対して、ROIが50%以上上回るか
②その事業の一番重要なポイントを見極めて、出来るかどうか考える
③最大のリスクは何か
④リスクを回避する方法は何があるか
⑤競合他社はどこか
⑥競合他社の売り上げ推移、利益推移は順調か
⑦システム化が可能なビジネスか
⑧マーケティング戦略
⑨自分自身がその事業をやる優位性は何か(得意分野)
⑩固定費と変動費を見て、損益分岐点を越える売り上げはいくらか

・仕組みを守る仕組み
ルールが自動的に飛んでくる仕組みを作る
メーリングリストにリマインド機能でルールを送ってもらう。

・時間の整理
定期的なタスクをTODOに設定する
PCデータバックアップや机の整理など

アイデアもTODOに入れると必然的に目にするため時々アイデアが生まれてくる

ルールもTODOに入れる
曜日ごとのルールを決めるとよい
日曜日は個人的なこと
月曜日は投資関連


電話の時間も効率化
自分からはなるべく電話をしない
電話をする際は事前に質問内容や話し合う議題をメールやFAXで連絡しておく

平日と土日を分けて考えない
分けて考えると気持ちの浮き沈みが生まれたりするから

チームハックス 仕事のパフォーマンスを3倍に上げる技術

ライフハックスとかが好きだったので借りてみた一冊。
しかし、著者が違うようでスタイルも多少違いました。

・対象
チームで仕事をする全ての人
特にリーダー的な人に読んで欲しいです。

・内容
チームの生産性を挙げるtipsが散りばめられた本

・メモ

生産性を挙げるハックの大前提
スケジュールを共有する。共有することで見られているので実行力があがります。
その際はgoogle calendarを利用しましょう。他人のカレンダーも利用できるのが特徴です。
①予定②実績③こなせなかった物
を色違いで書き込むことでタスクの進捗状況が一目瞭然に分かります。

チームミーティングは予定を連絡するのではなく結果を報告する。
これは、予定を連絡するとその仕事を終えなくてはいけないプレッシャーとなり、
小さく見積もって報告するようになるのを防ぐため。

おちこぼれをつくらないためには、落ちこぼれになりそうな人をリーダーにする。
リーダーにすることで理解させようと必死になるため誰にでも分かる説明ができるようになる。
チーム全体としても皆が理解している状況になるので生産性が高まる。

話を切り上げる方法
①話を聞きながら持っているペンを落とす。
②会議に参加していないメンバーに電話をしてもらう(電話を取って10分後にかけなおすというとよりgood)
③飲み物を飲み干す(ストローがあれば音を多少立てて)

最初の取り掛かりだけを一緒に行う。
これは後輩教育などの時に使えるハックです。
取り組むのが億劫なために仕事をやり始めることができないことも多い。
そのため、最初の取り掛かりだけ一緒にやることにすればきっかけを与えるので生産性があがります。

人によって違う当たり前を共有する。
一緒に勉強をしたり、一緒にシュウカツしたりする際に使えるハック。
メーリングリストで情報を今日交換をしたりする際に以下のルールを決める。
全員が毎日一個、必ず有益な情報を発信することにすれば皆の生産性があがります。

思わぬプレゼントを贈る
仲間の生産性をあげるハック。
①本人にとっての当たり前を持ち上げる
プレゼントと言っても言葉のプレゼント。
自分が見られていることが人はうれしかったりするため、生産性があがるらしいです。

おみやげを選ぶハック
おみやげを貰う側はいろいろな選択肢があると思っていて
上げる側は選択肢がないと思っている。
自分らしいお土産を買うのもありでしょう。


相手のリアルタイムな都合を知る方法
ミーティングや幹事をやるさいに役立つハック。
ちょー助を使いましょう。オンラインなため、今現在の皆の予定が知れます。
そのため、自分が譲歩すべき日程が見て取れるため、日程が決めやすくなります。

to doをオンラインで管理する
http://www.rememberthemilk.com/
を利用しましょう。紙でやるより①散逸しない②リマインド機能がある点で優れています。

大きなファイルでもすぐにメールでやり取りするハック
添付には限界があるのでそれを克服するためのハック
senduitを使えばアップした先のアドレスを送ってくれるのですぐにファイルのやりとりができます。


記憶力・発想力が驚くほど高まるマインドマップ・ノート術

マインドマップの使い方をちゃんと知らなかったので使いこなそうと手に取った。
入門書としてはまずまずなんではというのが感想。

内容
マインドマップとはどういうものであり、どれだけすごいかを語っている本。

対象
・マインドマップって宝地図か何か?って人
・マインドマップの使い方を知らない人

メモ

・配色について
RGB to Color Name Mapping http://web.njit.edu/~kevin/rgb.txt.html
というサイトを通じてキーワードの色のHEXコードを知り、
カラースキーマー・オンライン http://www.colorshemer.com/online.html
というページにHEXコードを入力すれば、ゴールデンロッドの適合色16色が自動表示されます。テーマに合わせて5~6色選べば、自分のマインドマップ用にすてきな配色が作り出せます

・記憶について
最初に「テーブル」という言葉を「語呂合わせと関連づけ」で覚えるとしましょう。「1→イチゴ」と関連づけるのがテーブルです。「テーブルとイチゴ……お皿にのったイチゴがテーブルの上に置いてある」というようなイメージが一般的な解答です。しかし、このような関連づけは印象が薄くてあまりいいとは言えません。状況があまりにもありふれているため、ごく当たり前のどこにでもあるようなイメージは消えやすく、ほかのイメージと混ざりやすいからです。より印象的な状況をイメージしてみましょう。たとえば「テーブルの上にあるイチゴを手で握りつぶして、その汁をテーブルにこすりつけて来ている服に飛び散った」というような、あなたにとってふるうではないイメージをつくるようにするのです

・マインドマップを書くには絵のセンスも磨く必要がある。
そこで、http://www.allposters.co.jp/などを利用して、ポスターを眺めるだけでも違う。


一流の男、二流の男 (王様文庫)

俺も一流の男になりてぇと思って手に取った一冊w
しかし、俺が求める一流像とは異なっていた。
今思うと一流という言葉自体が抽象的且つ主観的な言葉だから
完全に理想と一致するような本があるかは疑問だ。

・内容
著者が思う一流の男とは何かをいろいろな側面から語っている本。

・特徴
著者が思いのたけを特に理由なく述べているので、微妙かも。
俺は?と思うところが多々ありました。ex. 男はサドにならなきゃいけない、なぜならサドじゃないと尊敬されないから。

・対象
一流の男になりたい人

・共感した部分
仕事の付き合いではある人の90%がダメであっても、10%の良いところを評価しないといけない。
性格があまり合わない医者だとしても、技術がしっかりしているならその人を評価した方がうまくいくかららしい。
理由付けにはちょっと首を傾げますが、何より良いところを見たほうが何事にも建設的だと思うので。

レバレッジ英語勉強法

評価:
本田 直之
朝日新聞出版
¥ 1,299
(2008-04-04)
本田さんのレバレッジシリーズ。
日常会話が全く喋れないのでどうにかしなくてはと思い手に取った。

しかし、日常会話も目的を絞らないとよくならないということを知った。
いろいろ会話できるようになるには2、3年かかるらしい。

以下参考になった点

・使う英語の範囲を絞ろう。
会社でのミーティングで使う時の英語だけに絞るとか、ディベート英語に絞るとか。
ディベーターが英語を喋ってディベートできるのは、範囲を論題とディベートで絞っているから。

・偏った英単語を100語覚える
自分の目的にあわせて英単語を100語選択しましょう。
サーファー仲間と話すために必要な100語、ディベートするために必要な100語とか。
新入生ディベーター用にそういったものを作るのはいいかもしれないと思ったり。

・偏った例文を20個覚える
これも目的にあわせて例文をつくりましょう。
ディベートだったら
QAで使う例文、カンファメの例文、とかに落とし込むといいのかなと。


・完ぺき主義を捨てる
間違ってはいけないと思うと怖くなって何も話せなくなる。アメリカでも英語はまともに喋れない人もいるが、その人たちは堂々と暮らしている。気にした損になるだけだ。



・きっかけ語と相づち語を用意する
話のきっかけとなる言葉を用意しておき自ら声をかけるようにすれば、自分の土俵で話せる。
また、発言することを良しとする文化が欧米にはあるので、はなしかけることに抵抗をなくすことは重要。
さらに、相づちとして使える言葉を知っておけば会話に詰まることがない。
方法としては、オウム返しなどが有効。

・リスニング教材の選び方

リスニング教材の条件は二つ
①単語数が少ない②興味がある又は背景知識がある
そういった意味でディベートの音源ってのはディベーターにとってはいい教材なんだと改めて実感。

・効率の良いアウトプット
英会話スクールは個人指導、ずっと同じ先生、目的に合った会話ができる人
で選ぶべき。なぜならじぶんの偏った目的にあわせた練習ができなくないと困るから。

・スケジュールは3ヶ月を目安
3ヶ月で偏った目的の範囲内で話せるようにならなかったら止めるぐらいの覚悟をもってやりましょう。
確かに、3ヶ月あればディベートでも多少は話せるようになっていた気がする。

何のために働くのか

評価:
北尾 吉孝
致知出版社
¥ 1,575
(2007-03)
ディベートの大会で優勝した時の商品としていただいた本。

・働くことを生きがいにすべき
しかし、生きがいになるのは最初から生きがいと思えるかもだし、
途中から仕事ができるようになって生きがいと感じられる時もある。
だからこそ、すぐに仕事をやめてはいけない。
死ぬほど努力をして結果を残してなお、やりがいを感じれないなら止めなさい。

・天命に任せてその中で最善を尽くせばよい。
著者は医者になろうと思っていたが、医学部に落ちたため、経済学部に進み、そこで最善を尽くした。
もし、シュウカツが思い通りにいかなかったとしても、受け入れられた会社で頑張れということなんでしょうね。でも、思い通りの会社に入れるようにしなくては。

絶対内定2009―自己分析とキャリアデザインの描き方

最近自分の将来を真剣に考え始めました。
今まで資格試験の勉強をしてきましたが、
それでよいのかを含めて考える時期が来ています。

そこで、自己分析のためにこの本を読んでみました。

内容
・内定には何が必要かという要件論とその鍛え方が述べられいる。

特徴
・ワークシートがついており、自己分析しやすくなっている

読んで欲しい人
・自己分析のやり方がわからない
・資格試験を受けるか迷っている人

資格試験に没頭するにしても、しっかり自己分析していきたいです。

数に強くなる (岩波新書 新赤版 1063)

「失敗学のすすめ」で有名な著者の作品。

・主な内容
体感覚に基づいて定量化しよう!
ということが書かれている。

・気になったポイント
桁が同じで2倍までなら許される
→どんぶり勘定でよいから定量化してみることが重要
回を重ねるごとにその精度もあがっていく

コンサルで行われるケース問題につながるものがありそう。

数につよい人は具体的なものを抽象化してふたたび具現化するのが上手い人

勝間さんも定量化を勧めていたのですがやり方か゛分からなかったのでこの本読んでよかったです。薄いのですぐ読めるのもいい。

・対象
定量化することに興味がある人は読んでみるとおもしろいでしょう。
でも、数字なんて嫌いだ!という人が読んでもあまり苦にはならないと思います。

はじめに----数(かず)とはどんなものか
 1 数に強くなる
 前口上/数がイヤな理由/数はくたびれる/数に強い人とは/数
に強い人の頭の中/頭の中で全体を作る/全体の中でとらえる/な
んでも数にする
 2 数の感覚をみがく
 気色が良い数・気色が悪い数/ゼロの個数を丸覚えする/その場
で数を作る/体感基準をインプットする/数の認識回路を持つ/
ザックリのすすめ/ドンブリのすすめ/ドンガラのすすめ/数を立
体的に表わす
 3 数の声を聞く
 ぜんぶ「1人当たり」にする/水呑百姓はどれほど苦しいか/
「変わる」を基軸にする/ソロバン頭を育てる/1000を聞いて1で
知る/音と光と数の不思議
 4 数を使う
 1日1000歩1キロの法則/1駅2分の法則/自己評価は2割増し
の法則/6%の原理と7‐10の法則/大入り満員7掛けの法則/
ニッパチの法則/2‐6‐2の法則
 おわりに

道は開ける 新装版

評価:
デール カーネギー,Dale Carnegie,香山 晶
創元社
¥ 1,680
(1999-10)
・中身
悩みによる弊害と悩みの対処法が豊富な事例とともに紹介されています。

・気に入った部分
対処法の中で気に入ったものを挙げてみます

あなたが描く最悪のシナリオの9割は実現しない。

子供の頃にこのはなしを聞いていればかなり救われたはず

例えば、昔の私は視力が回復しないという点を捉えて

いつかは盲目になってしまうのではないかと怯えたものです。

今考えるとありえないなぁ、と思うのですが当時は真剣に悩んでいました。


・ススメたい人
悩むことがない方は必要ありません。

しかし、あなたは今も悩みを抱えているはずです。

そういう方には是非読んでほしい作品です。

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